Nel mondo delle ApL si sente sempre di più parlare del tema dell’automazione, processo che mira a minimizzare o eliminare l’intervento dell’uomo in alcune attività. A questo scopo, diventano sempre più richiesti gli strumenti di Business Intelligence.
Abbiamo analizzato le funzionalità generali di queste tecnologie nel precedente articolo del Workare Magazine, che puoi trovare qui: https://www.workare.it/2024/05/06/business-intelligence-massimizza-il-potenziale-della-tua-apl-tramite-lanalisi-dei-dati/).
Oggi approfondiremo gli specifici strumenti di lavoro che la Business Intelligence fornisce a supporto delle attività delle ApL, per poi concentrarci sui vantaggi pratici che genera.
Nella loro attività di monitoraggio dei KPI, ossia degli indici oggettivi che esprimono l’andamento aziendale in relazione agli obiettivi prefissati, le tecnologie di Business Intelligence risultano essere intuitive e di facile utilizzo soprattutto grazie a due strumenti: le dashboard e i report.
Grazie a questi strumenti, è possibile avere costantemente sotto controllo tutti i dati necessari.
- Dashboard: chiamate anche “pannelli di controllo” o “cruscotti”, sono interfacce grafiche perfette per ordinare i dati più importanti in un’unica pagina. Grazie a tabelle semplificate e grafici, permettono all’utente di individuare tempestivamente eventuali distorsioni e corrispondenti aree di intervento.
Le dashboard sono costruite seguendo tre criteri: sintesi, immediatezza e semplicità.
Sono uno strumento di controllo di gestione soprattutto direzionale, e possono rivelarsi un ottimo supporto in caso di meeting o presentazioni, sia in formato singolo che aggregato (i cosiddetti book).
- Report: strumento più operativo rispetto alle dashboard, sono ideali per analisi più particolareggiate: permettono di approfondire una o più tematiche di controllo di gestione fino al massimo livello di dettaglio.
Oltre alla semplicità, le caratteristiche indispensabili per un buon report sono la navigabilità e il dinamismo: è fondamentale che il documento sia intuitivo, non troppo corposo e che permetta di esplorare i dati sia in forma aggregata che separata, ad esempio tramite pagine multiple o sotto-report.
Nel concreto, quali vantaggi apportano gli strumenti di BI nella gestione di un’ApL?
Innanzitutto, sono strumenti che hanno un potenziale molto ampio, impiegabili da più dimensioni di responsabilità allo stesso tempo: ad esempio, sia dalle unità organizzative di Delivery, responsabili dell’esecuzione del servizio di ricerca e selezione del personale sul territorio, sia dalle unità di Sales, incaricate dello sviluppo e della gestione commerciale del cliente.
Inoltre, sono strumenti utilizzati non solo nel settore del lavoro temporaneo, ma anche, ad esempio, nella gestione dello staff leasing, accanto alla classica somministrazione di lavoro a tempo determinato, oppure anche in business affini, come permanent, ricerca e selezione o formazione.
Tra i vantaggi della BI, è presente anche la possibilità di fruire di viste anagrafiche storiche e attualizzate, che tracciano tutte le variazioni occorse nel periodo di analisi oppure riportano la visualizzazione più recente disponibile: ad esempio, è possibile visualizzare tutti i cambi di gestore commerciale associato ad un determinato cliente, oppure visionare solo l’ultimo.
Infine, la BI permette anche la facile distribuzione dei dati all’interno dell’organizzazione, in modo veloce e sicuro, che tenga conto anche delle regole di visibilità presenti nelle Agenzie per il Lavoro, che richiedono che ogni addetto veda esclusivamente le informazioni di sua diretta pertinenza.
I vantaggi della Business Intelligence diventano sempre più evidenti e sfruttati all’interno delle ApL, per potere ottimizzare la gestione, l’analisi e la distribuzione dei dati all’interno dell’organizzazione. L’utilizzo di questi strumenti si colloca nella progressiva automazione e ottimizzazione dei processi più ripetitivi, che sempre di più vengono affidati alla tecnologia, in modo da liberare le mani e il tempo delle persone a favore di compiti ad alto valore aggiunto.
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