Durante il processo decisionale che conduce alla scelta di un nuovo software, le aziende tendono a concentrarsi su aspetti, certamente importanti, come le funzionalità, l’aspetto grafico, l’usabilità e il prezzo.
Poche demo fornite dal venditore e una trattativa sul prezzo di solito sono i terreni su cui poi si gioca la decisione finale. Tuttavia, un approccio semplicistico può portare a tralasciare gli aspetti cruciali di un utilizzo duraturo del software.
Quali criteri fondamentali dovresti considerare prima di acquistarlo?
Ti aiuteremo a scoprirlo all’interno di questo nuovo articolo del Workare Magazine.
Oltre agli aspetti che abbiamo già citato, ossia funzionalità, grafica, usabilità e prezzo, sono tre le caratteristiche fondamentali da vagliare accuratamente prima di un acquisto così importante come quello del programma su cui si baserà l’operatività dell’Agenzia.
Prima della decisione, quindi, occorre farsi delle domande e trovare loro delle risposte, per capire se il software in trattativa può davvero rispondere alle esigenze dell’ApL.
È importante, in questa fase, che l’ApL sia affiancata dal team di vendita del nuovo software, che deve essere disponibile a rispondere alle domande e chiarire ogni genere di dubbio.
- Identificazione delle Aree di Miglioramento:
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- Quali aree si desiderano migliorare rispetto al software attuale?
- Quali processi si vogliono digitalizzare e automatizzare?
- Integrazione con Altri Software:
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- Il nuovo software si integra facilmente con le altre soluzioni in uso in Agenzia?
- Il nuovo software è interoperabile con esse, in modo da evitare duplicazioni di dati e ridurre gli errori umani?
- Quali informazioni devono essere condivise tra i diversi software?
- Chi è il responsabile dell’integrazione tra l’ApL e i diversi fornitori software?
- Scalabilità:
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- Il nuovo software può svilupparsi e crescere insieme all’azienda, supportando l’espansione e processi sempre più complessi?
Il secondo punto di questo elenco è forse quello più insidioso: è normale che all’interno dell’ApL, soprattutto se medio/piccole, vengano usati diversi software per vari scopi, tra cui:
- Gestionale dell’Agenzia
- Software per l’elaborazione dei cedolini
- Portale per la pubblicazione dei cedolini/CUD
- Portale di firma elettronica
- App per la registrazione delle presenze
- Console per la fatturazione elettronica
- Software gestionale amministrativo
- Business Intelligence
- Sito web per l’incrocio domanda/offerta
- ATS (Application Tracking System)
- CRM per la forza vendita
- Automazione della gestione dei tirocini
- Software documentale per l’archiviazione
Spesso, questi software non comunicano efficacemente tra di loro, portando a processi manuali ridondanti e aumentando la possibilità di errori. In fase di acquisto, raramente ci si avvale del supporto di un IT Manager o si chiede ai fornitori di integrare il loro software con gli altri esistenti. Questo è, invece, un aspetto molto importante per snellire e semplificare l’operatività futura.
Come può aiutarti Workare in questo processo delicato?
- Supporto nella Descrizione dei Processi:
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- Possiamo supportarti e aiutarti nella descrizione dei processi della tua Agenzia, per sviluppare tutte le integrazioni possibili.
- Scouting delle Soluzioni:
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- Le varie soluzioni software vanno scelte anche per la loro capacità di integrazione con quelle esistenti: possiamo aiutarti nella fase di scouting per sceglierle con criterio.
- System Integrator:
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- Come System Integrator, in Workare possiamo gestire e governare l’intera attività.
Rivolgersi a esperti nel campo della System Integration e nella digitalizzazione dei processi può fare la differenza tra un’implementazione di successo e una che può diventare problematica e dispendiosa di tempo e risorse preziose. Con le pubblicazioni periodiche del Workare Magazine, approfondiamo e diamo consigli in tema somministrazione del lavoro: non perderti i prossimi articoli!
