Nel settore della somministrazione, la possibilità di firmare contratti da remoto sta diventando sempre più cruciale, poiché elimina la necessità della presenza fisica del lavoratore o dell’azienda e garantisce efficienza e praticità.
La soluzione a questa tendenza è un sistema integrato per la gestione della firma elettronica, che consenta il trasferimento sicuro delle informazioni e dei documenti a sistemi di firma esterni.
Attraverso il riconoscimento certo dell’utente e la raccolta dei consensi richiesti dalla normativa, il processo garantisce la validità legale e l’integrità del documento firmato.
Le informazioni necessarie (numero di cellulare, email) vengono utilizzate per completare il processo di firma in maniera sicura e conforme alla normativa.
L’integrazione della soluzione di firma con il software gestionale delle Agenzie per il Lavoro deve garantire un flusso di lavoro efficiente e sicuro, dalla generazione del contratto alla raccolta delle firme.
Processo di firma: come avviene?
1. Firma del firmatario interno: i contratti di somministrazione o di prestazione richiedono la firma di un responsabile interno, che può essere apposta mediante due metodologie:
- Firma Elettronica semplice: consiste nell’apposizione di un’immagine grafica rappresentante lo specimen del firmatario all’interno del documento nei punti firma definiti.
- Il contratto è generato in modalità sicura, e l’applicativo appone l’immagine della firma del responsabile interno.
- La firma semplice è conforme alla definizione del Regolamento UE 910/2014 (eIDAS, Art. 3, comma 10). Pur avendo una capacità probatoria limitata, conserva validità giuridica (Art. 46 eIDAS).
- Successivamente, il documento viene inviato al firmatario esterno tramite le funzionalità del sw di firma.
- Firma Elettronica qualificata: è basata su un certificato digitale qualificato, emesso da una Certification Authority (CA) e ospitato su un Hardware Security Module (HSM) gestito da un Qualified Trust Service Provider (QTSP).
- Il contratto è firmato automaticamente tramite l’integrazione con il sw di firma.
- La firma qualificata ha la massima valenza giuridica ed è equiparata alla firma autografa, godendo della presunzione di riconducibilità al titolare in caso di contenzioso.
2. Firma del Firmatario esterno: il firmatario esterno appone la propria firma attraverso un processo di Firma Elettronica Avanzata (FEA) basato su OTP (One Time Password).
Il documento, già firmato dal firmatario interno, è inviato al firmatario esterno tramite un’email contenente un link dedicato.
Il firmatario esterno richiede un codice OTP, inviato tramite SMS al numero di cellulare registrato.
Dopo aver inserito l’OTP, il firmatario accede al documento, lo legge e appone la propria firma nei punti firma definiti.
Al termine, il documento firmato è immediatamente scaricabile e inviato via email.
Una volta completata la firma, viene applicato un sigillo elettronico qualificato al documento, garantendone l’integrità e conferendo validità legale a tutte le firme apposte.
Questo passaggio finale sigilla il processo e protegge il documento da eventuali modifiche successive.
Grazie all’integrazione con il software di firma, il processo di firma elettronica è gestito in modo sicuro, conforme e scalabile. Le diverse tipologie di firma elettronica offerte rispondono a molteplici esigenze aziendali, assicurando al contempo la massima affidabilità e validità giuridica per tutti i contratti sottoscritti.
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